Archiefinspectie.nl

Wat is archieftoezicht?

Toezicht is het verzamelen van de informatie over de vraag of een handeling of zaak voldoet aan de daaraan gestelde eisen, het zich daarna vormen van een oordeel daarover en het eventueel naar aanleiding daarvan interveniŽren. Toezicht houden is een van de methoden om naleving te bevorderen en/of de kwaliteit te verhogen. Het kader voor het archieftoezicht is de archiefwet- en regelgeving.

Het archieftoezicht richt zich op het goed op orde zijn van archieven van de overheid. Het kan gaan om oude of recente papieren dossiers, maar ook om digitale informatie, audiovisuele bronnen zoals geluidsdocumenten, video en film. De vorm is niet bepalend, het is overheidsarchief als het overheidshandelen documenteert.

Welke vormen van archieftoezicht zijn er?

Op rijksniveau houdt de Erfgoedinspectie toezicht op het archiefbeheer van de centrale overheid. Daartoe behoren de hoge colleges van staat (zoals de Raad van State), de ministeries en al hun diensten en instellingen (ook in de provincies), de pbo-organen (zoals productschappen) en de zelfstandige bestuursorganen zoals universiteiten en bijvoorbeeld het Kadaster en de Autoriteit Financiële Markten. De Erfgoedinspectie verricht daartoe onderzoek, voert inspecties uit en geeft voorlichting over de naleving van de archiefwetgeving.

De provincies zien op grond van de Gemeentewet toe op de uitvoering van vele wetten bij gemeenten en waterschappen, waaronder de Archiefwet. Vanuit dit interbestuurlijk toezicht beoordelen de provincies de situatie bij gemeenten en waterschappen. Zij kunnen ingrijpen via sancties als de uitvoering niet in orde is. De gezamenlijke provinciale toezichthouders op dit gebied werken samen in het landelijk overleg van provinciale archiefinspecteurs (LOPAI).

Daarnaast kunnen provincies een provinciearchivaris benoemen, die belast is met het beheer van de historische provinciearchieven en met het toezicht op de uitvoering van de Archiefwet bij de moderne archieven van de provincie. De provinciearchivaris brengt daarover regelmatig verslag uit aan Gedeputeerde Staten en die weer aan Provinciale Staten. Op de site van het LOPAI vindt u ook daarover meer.

Gemeenten en waterschappen kunnen een gemeente- of waterschapsarchivaris benoemen, die is belast met het beheer van de historische archieven van die gemeente of dat waterschap en met het toezicht op het beheer van de moderne archieven. Er kan door gemeenten en waterschappen in een regio ook gezamenlijk een archivaris worden aangesteld. Deze regionale archivaris voert dan de taken uit voor alle aangesloten gemeenten en waterschappen. Voor het toezicht maakt de archivaris vaak gebruik van een gespecialiseerde toezichthouder: de gemeentelijke (of waterschaps-) archiefinspecteur. De gemeentelijke en waterschaps-archiefinspecteurs werken samen in de Sectie Archieftoezicht binnen de Branchevereniging Archiefinstellingen Nederland (BRAIN).

top

Waarom archieftoezicht?

De goede, geordende en toegankelijke staat van papieren en digitale archieven is cruciaal voor het functioneren van overheidsorganisaties.

Zonder dat is er geen geheugen en kan een organisatie niet naar behoren werken.

Voor de overheid is een goed archief zelfs extra belangrijk. De overheid moet transparant zijn. Gemeenteraden, het parlement en burgers moeten de overheid kunnen controleren, en dat staat of valt met een goede documentatie van wat de overheid doet en gedaan heeft.

Tenslotte hebben overheidsarchieven op den duur een grote culturele en historische waarde. Zij bevatten een schat aan informatie over overheid en samenleving in het verleden, zoals familiegeschiedenis, geschiedenis van huizen, effect van overheidsbeleid. Een deel van de overheidsarchieven moet dus voor altijd bewaard blijven. Om al deze belangen van archieven voor onze samenleving te waarborgen is er binnen elke overheidslaag toezicht op een goede uitvoering van de Archiefwet 1995.

top

Wat heeft u aan archieftoezicht?

Burgers en overheden kunnen bij de archiefinspecties terecht met:

  • Vragen over de toegankelijkheid van overheidsarchieven
  • Vragen over de toepassing van de Archiefwet- en regelgeving
  • Incidentmeldingen op het werkterrein van de Archiefinspectie

Natuurlijk kunt u ook bij de Archiefinspectie terecht met algemene vragen. Als uw vraag of opmerking niet van toepassing is op het archieftoezicht verwijzen wij u door.

Waar kunt u ons vinden?

Logo Erfgoedinspectie Logo LOPAI Logo BRAIN
top